経費精算AIとは？経費精算AIができることや導入メリットなどをわかりやすく解説【2026年版】

経費精算AIとは？従来の経費精算システムとの違い

経費精算AIとは、経費の申請から承認、仕訳、証憑の保存までの流れの中で、これまで人が手を動かしていた作業をAIが自動化したり、判断を支援したりする仕組みを指します。経費精算システムに組み込まれたAI機能の総称として使われることがほとんどです。

従来の経費精算システムは、あらかじめ決められたルールに沿って一部の処理が自動化されているものの、人が行う作業も多く残っています。金額や日付を手入力し、勘定科目は申請者が一覧から選び、規程に違反していないかは経理担当者が目で確かめる。紙で行っていた経費精算をシステム化しても、入力や判断の多くは、依然として人が行う必要があります。

AIが加わると、この入力や判断の部分まで自動化できるようになります。たとえば、領収書の画像から金額や店名を自動で読み取る、過去の申請内容をもとにAIが勘定科目を提案する、AIがいつもと違う申請を見つけて知らせる、といったことが可能です。AIを活用した機能によって、人が1件ずつ入力したり確認したりする作業を減らすことができます。

さらに最近では、申請を含む一連のプロセスをAIが自動で進めるなど、人が行う経費精算業務そのものを減らしていく方向へと進化しています。

従来型とAI搭載型の違い

従来型とAI搭載型の違いを、経費精算の主な場面ごとに整理すると次のようになります。

AIを活用することで、人間が1件ずつ入力・判断していた業務が、AIの処理結果を確認する業務へと変わっていきます。さらに自動化が進めば、その確認作業も減り、経費精算のプロセスの中でAIに任せられる範囲が広がっていきます。

経費精算AIでできること｜AIが担う5つの役割

AIを活用した経費精算の機能は、担っている役割ごとに5つに分けて考えると整理しやすくなります。

それぞれどのような役割なのかを押さえたうえで、自社に必要な機能を整理しましょう。

1.領収書などを「読み取る」 - AI-OCR

現在、多くの経費精算システムに搭載されているのが、領収書やレシートの画像から文字を読み取ってデータ化するAI-OCR機能です。スマホで撮影した画像やPDFをアップロードすると、日付・金額・支払先・インボイスの登録番号などをAIが読み取り、申請画面に自動で反映します。

製品によっては、手書きの領収書や、レイアウトが複雑な請求書の読み取りにも対応しており、申請者が証憑の内容を転記する手間を大幅に削減できます。

2.経費の内容を「判断する」 - 科目推定・規程チェック・不正検知

AIを活用した申請内容のチェック機能です。支払先や利用目的から勘定科目を提案したり、自社の経費規程に違反している申請を検知したりします。

同じ領収書の二重申請や、勘定科目の選択ミス、用途が不明瞭な申請といった不備を減らすことができます。経理担当者が1件ずつ確認していた内容を、AIが事前にチェックしてくれるイメージです。

3.経費に関する質問に「答える」 - 生成AI・AIアシスタント

社内の経費規程やマニュアルを参照し、AIが従業員からの質問に答える機能です。「出張の日当はいくらか」「この費用はどの勘定科目で申請するのか」といった問い合わせの一次対応をAIが担います。

自然な言葉でやり取りできるため誰でも使いやすく、経理担当者は問い合わせ対応の手間を減らすことができます。

4.自然言語で「操作する」 - AIを使ったシステム操作

AIアシスタントとの自然な会話を通じて、システムを動かす使い方です。たとえば「先週の出張分をまとめて申請したい」と伝えるだけで、AIが関連するデータを集めて、申請書の作成・申請までを実行します。

複雑な画面操作を行う必要がないため、システムに不慣れな従業員でも使いやすい機能といえます。ただし対応している製品はまだ限られています。

5.経費精算を「代行する」 - AIエージェント

現時点で最も自動化が進んだ形が、AIエージェントによる経費精算の代行です。法人カードの利用データや出張予約などの情報をもとに、AIが必要な処理を判断し、申請やその後の処理まで自律的に進めます。

こうした仕組みが進めば、人はAIが行った処理を確認するだけで済むようになり、将来的には経費精算そのものを意識する場面も減っていくかもしれません。ただし、AIエージェントに経費精算を任せる仕組みは、まだ一部で取り組みが始まっている段階で、普及が進んでいくのはこれからです。また、AIに任せる範囲が広がるほど、経費規程やデータの整備、AIが行った処理を適切に管理する仕組みも重要になります。

経費精算AIを導入するメリット・効果

経費精算AIを導入すると、申請者だけでなく、承認者や経理担当者の負担も軽減できます。立場ごとにどのようなメリットがあるのかを見ていきましょう。

申請者：「調べる」「入力する」作業が減る

申請者にとって大きなメリットは、経費精算にかかる手間そのものが減ることです。

• 領収書の内容を転記する必要がなくなる
• 勘定科目を一覧から探す手間が減る
• 規程や申請方法を調べる時間が減る

領収書を見ながら転記する手作業や、科目を選ぶ・規程を調べるなどの手間が減ります。AIに任せられる範囲が広がれば、申請者が自分で行う作業はさらに少なくなります。

承認者・経理担当者：「確認する」作業をAIが支援してくれる

承認者や経理担当者は、AIの活用によって、申請内容の確認にかかる負担を減らすことができます。

• 入力ミスや規程違反をAIが事前にチェックする
• 重複申請や不自然な申請をAIが検知する
• 従業員から経理担当者への問い合わせが減る

すべてを一律に確認するのではなく、AIが指摘した箇所を重点的に確認できるようになります。また、申請時の入力支援や規程チェックによって不備が減れば、差し戻しや修正のやりとりも減らせます。

経費精算AIを導入するときの注意点

経費精算AIの導入で期待どおりの効果を出すために、押さえておきたい注意点を5つご紹介します。

AIの読み取り内容や判断が100％正しいとは限らない

近年、AI-OCRの精度は上がっていますが、かすれた領収書や複雑な様式では読み取り間違いが起こることもあります。また、科目の提案や規程チェックなども、常にAIが正しいとは限りません。AIの出力をそのまま信用せず、必要に応じて人が確認する運用を組みましょう。

どこまでAIに任せ、どこで人が確認するかを決める

「領収書の読み取りはAIに任せても、金額は人が確認する」「少額の申請はAIのチェックで問題がなければ自動承認し、一定金額以上の申請は人が承認する」など、AIに任せる範囲と人が確認する範囲を決めておくことが重要です。

AIが参照する経費規程や社内ルールを整備する

AIによる規程チェックやAIアシスタントを活用するには、AIが参照する規程を整えておくことが重要です。規程の内容が古かったり、判断基準が曖昧だったりすると、AIが適切に判断・回答できない可能性があります。規程の内容を最新の状態に保ち、判断基準やルールを明確にしておきましょう。

機密情報や個人情報を扱うためセキュリティを確認する

経費データには、取引先の名称や従業員の行動履歴が含まれます。入力したデータがAIの学習に使われるのか、どこに保存され、どのように管理されるのかを、契約前に確認しておく必要があります。

AI搭載という言葉だけでなく、実際に何をしてくれるのかを比較する

先に挙げた「AIが担う5つの役割」のうち、どこまでを担っているのかは製品ごとに違います。「AI搭載」という表記だけで判断せず、自社が解決したい課題に対してAIが何をしてくれるのか、製品デモや無料トライアルで確かめることをおすすめします。

AI-OCRで入力作業を効率化できる経費精算システム「経費BANK」

「経費BANK」は、SBIビジネス・ソリューションズが提供する中小企業向けのクラウド型経費精算システムです。

最小10IDから利用でき、はじめてシステムを導入する企業でも始めやすいサービスとなっています。

AI-OCR読み取りで入力作業を削減

「経費BANK」では、AI-OCR読み取り（自動入力）機能を利用できます。スマホで撮影した領収書をアップロードするだけで、金額や日付などを自動で読み取り、入力の手間を減らせます。請求書にも対応しており、インボイス登録番号の読み取りも可能です。また、経費精算業務のさらなる効率化に向けて、AIを活用した機能の開発・拡充を継続的に進めています。

「経費BANK」で効率化できる経費精算業務

申請・承認から仕訳データの作成、証憑の保存まで、経費精算に関わるさまざまな業務を「経費BANK」で効率化できます。

• 法人クレジットカードや交通系ICカードの利用履歴を取り込んで申請
• 交通費精算での経路検索と定期区間の自動控除
• パソコンとスマホからの申請・承認
• 申請内容にもとづく自動仕訳と、勘定奉行シリーズや弥生会計などへの連携
• インボイス制度に対応した消費税計算
• 電子帳簿保存法に対応した証憑の電子保存

導入後も安心のサポート体制

「経費BANK」では、FAQサイトや操作マニュアルに加え、電話とメールで問い合わせできるサポート窓口を無料で用意しています。専任の情報システム担当者がいない企業や、はじめて経費精算システムを導入する企業でも、安心して導入・運用を進められます。

経費精算システム「経費BANK」について詳しくはこちら

まとめ：経費精算AIは「どこまでAIに任せるか」で選ぼう

経費精算AIには、読み取る・判断する・答える・操作する・代行するという役割があります。AIが担う範囲が広いほど自動化できる業務も増えますが、その分、社内のルール整備や運用設計も重要になります。

AIをフル活用した高度な機能が自社に必要とは限りません。領収書の入力に時間を取られているなら読み取りの精度を、経理の確認作業に時間を取られているなら判断を助ける機能を、というように、削減したい業務から逆算して選ぶと失敗が少なくなります。

まずは自社の経費精算で誰のどの作業に時間がかかっているかを洗い出し、その作業をどこまでAIに任せるか考えたうえで、製品の比較に進みましょう。

経費精算AIについてよくあるQ＆A

経費精算AIとは何ですか？

経費精算AIとは、領収書の読み取りや申請内容の入力、勘定科目の選択、規程チェックなど、経費精算に関わる作業をAIが自動化・支援する仕組みです。一般的に、経費精算システムに組み込まれたAI機能の総称として使われています。

AIを使うと経費精算の何を自動化できますか？

領収書の読み取りや入力、勘定科目の提案、規程違反・重複申請の検知、社内規程に関する問い合わせへの回答などを自動化・効率化できます。さらに、AIが経費の申請書を作成したり、AIエージェントが一連の処理を自律的に実行したりする仕組みも登場しています。

AI搭載の経費精算システムはどう選べばよいですか？

AI機能の多さではなく、自社の課題を解決できるかどうかを基準に選びましょう。たとえば、入力作業を減らしたいならAI-OCR、確認作業を減らしたいなら規程チェックや不正・重複検知など、課題に応じて必要な機能を検討することが重要です。